Επιλέξιμες δαπάνες αναλωσίμων σε ΕΛΙΔΕΚ, ΕΣΠΑ και Horizon

Τι πρέπει να γράφει ένα τιμολόγιο ερευνητικών υλικών για να περάσει τον έλεγχο επιλεξιμότητας ενός χρηματοδοτούμενου έργου;

Ένα τιμολόγιο εργαστηριακών αναλωσίμων περνά τον έλεγχο επιλεξιμότητας όταν μπορεί να αποδείξει τέσσερα πράγματα: ότι η δαπάνη έγινε μέσα στη διάρκεια του έργου, ότι χρειαζόταν για το έργο, ότι πληρώθηκε από τον δικαιούχο φορέα και ότι καταχωρίστηκε στα λογιστικά του βιβλία. Οι τρεις χρηματοδότες που συναντά ένας ελληνικός ερευνητικός φορέας, το ΕΛΙΔΕΚ, το ΕΣΠΑ 2021-2027 και το Horizon Europe, διατυπώνουν αυτές τις προϋποθέσεις με διαφορετικά λόγια, αλλά ο επαληθευτής ψάχνει το ίδιο αρχείο.

Τα περισσότερα προβλήματα δεν προκύπτουν από το ίδιο το προϊόν. Προκύπτουν από ένα τιμολόγιο που εκδόθηκε στο λάθος όνομα, μια πληρωμή που δεν συνδέεται με το παραστατικό ή μια παραγγελία που έγινε την τελευταία εβδομάδα πριν από τη λήξη του έργου. Το άρθρο περιγράφει τις κοινές αρχές και τον φάκελο που τις αποδεικνύει. Δεν αντικαθιστά την πρόσκληση ή τον οδηγό του συγκεκριμένου έργου, που υπερισχύουν πάντα.

Οι κοινές αρχές επιλεξιμότητας στους τρεις χρηματοδότες

Στο ΕΣΠΑ 2021-2027 το πλαίσιο δίνει ο κανονισμός 2021/1060, ο οποίος περιέχει άρθρο με τίτλο «Επιλεξιμότητα» (άρθρο 63) και άρθρο για τα «Μη επιλέξιμα κόστη» (άρθρο 64), καθώς και διατάξεις για τη διαθεσιμότητα των εγγράφων (άρθρο 82) ^[2]. Οι λεπτομέρειες, όπως ποιες κατηγορίες δαπανών ισχύουν και με ποια δικαιολογητικά, ορίζονται σε εθνικούς κανόνες και στην πρόσκληση της διαχειριστικής αρχής. Η ακριβής διατύπωση των άρθρων πρέπει να διαβάζεται στο ισχύον κείμενο.

Στο Horizon Europe η σύμβαση επιχορήγησης ορίζει γενικές προϋποθέσεις επιλεξιμότητας του κόστους: πραγματικό κόστος, που προκύπτει κατά τη διάρκεια της δράσης, προβλέπεται στον προϋπολογισμό, καταγράφεται στους λογαριασμούς του δικαιούχου, σχετίζεται με τη δράση και είναι ταυτοποιήσιμο και επαληθεύσιμο. Το πρότυπο κείμενο με σχολιασμό (Annotated Model Grant Agreement) δημοσιεύεται στην πύλη Funding & Tenders και είναι το έγγραφο που διαβάζει κανείς πριν από κάθε αμφιβολία ^[4]. Το πρόγραμμα θεσπίζεται με τον κανονισμό 2021/695 ^[3].

Στο ΕΛΙΔΕΚ οι όροι γράφονται στην εκάστοτε πρόσκληση και στα πρότυπα έγγραφα που τη συνοδεύουν, όπως ο οδηγός διαχείρισης και οικονομικής παρακολούθησης ^[1]. Δεν έχει νόημα να τους παραφράσει κανείς από μνήμης: οι προσκλήσεις διαφέρουν ανά πρόγραμμα και ανά έτος, και η τρέχουσα εκδοχή βρίσκεται στον ιστότοπο του φορέα.

Τι πρέπει να αναγράφει το τιμολόγιο

Το πρώτο που ελέγχεται είναι ο λήπτης. Το τιμολόγιο πρέπει να φέρει την επωνυμία και τον ΑΦΜ του φορέα που είναι δικαιούχος του έργου. Αν ο φορέας υλοποίησης είναι ειδικός λογαριασμός κονδυλίων έρευνας ενός πανεπιστημίου και όχι το ίδιο το ίδρυμα, ο λήπτης πρέπει να είναι αυτός που αναφέρει η σύμβαση χρηματοδότησης. Ένα τιμολόγιο στο όνομα του ερευνητή ή ενός εργαστηρίου χωρίς ΑΦΜ δεν δένει με τα βιβλία του φορέα.

Το δεύτερο είναι η περιγραφή. Μια γραμμή «διάφορα εργαστηριακά» ή ένας κωδικός χωρίς ονομασία δεν επιτρέπει στον επαληθευτή να κρίνει αναγκαιότητα. Ζητήστε από τον προμηθευτή περιγραφή με ονομασία, ποσότητα, μονάδα και, όπου υπάρχει, αριθμό καταλόγου και παρτίδα. Το άρθρο για τα στοιχεία που πρέπει να αναγράφει ένα τιμολόγιο και για την ενδοκοινοτική απόκτηση καλύπτει τα υποχρεωτικά πεδία· εδώ ενδιαφέρει το επιπλέον: ό,τι κάνει το παραστατικό αναγνωρίσιμο ως μέρος του έργου.

Το τρίτο είναι η αναφορά στο έργο. Πολλές προσκλήσεις ζητούν να αναγράφεται στο παραστατικό ή στο συνοδευτικό σημείωμα ο κωδικός ή ο τίτλος του έργου και η χρηματοδοτική αναφορά. Όπου αυτό απαιτείται, η αναγραφή γίνεται πριν την έκδοση: η διόρθωση τιμολογίου εκ των υστέρων είναι δυσχερής, και ο επαληθευτής μπορεί να μην την αποδεχτεί. Ελέγξτε λοιπόν την πρόσκληση πριν υποβάλετε την παραγγελία, όχι μετά την παράδοση.

• Επωνυμία και ΑΦΜ του δικαιούχου φορέα ως λήπτη.
• Ημερομηνία έκδοσης εντός της περιόδου του έργου.
• Περιγραφή ειδών με ονομασία, ποσότητα και μονάδα.
• Καθαρή αξία, ΦΠΑ και συνολικό ποσό, με ξεχωριστή αναγραφή του ΦΠΑ.
• Αναφορά έργου, αν την ορίζει η πρόσκληση.
• Αριθμός παραγγελίας ή σύμβασης προμήθειας, που συνδέει το παραστατικό με την ανάθεση.

Απόδειξη πληρωμής και σύνδεση με το παραστατικό

Επιλέξιμη είναι η δαπάνη που έχει πληρωθεί, όχι απλώς τιμολογηθεί. Η απόδειξη πληρωμής είναι συνήθως το αντίγραφο κίνησης του τραπεζικού λογαριασμού ή η εντολή μεταφοράς με τη σφραγίδα της τράπεζας. Πρέπει να φαίνεται ο δικαιούχος της πληρωμής, το ποσό, η ημερομηνία και, κατά προτίμηση, ο αριθμός του τιμολογίου στην αιτιολογία.

Όταν μια πληρωμή καλύπτει περισσότερα από ένα τιμολόγια ή ένα τιμολόγιο πληρώνεται τμηματικά, ο επαληθευτής χρειάζεται συμφωνία των ποσών. Φτιάξτε έναν πίνακα αντιστοίχισης: τιμολόγιο, ποσό, πληρωμή. Ο πίνακας αυτός είναι το έγγραφο που σώζει ώρες ερωτήσεων.

Το χρονικό παράθυρο και οι παραγγελίες κοντά στη λήξη

Η δαπάνη πρέπει να ανήκει στην περίοδο του έργου, με τον τρόπο που ορίζει ο χρηματοδότης: στο ΕΣΠΑ μιλά ο κανονισμός για δαπάνες που πραγματοποιούνται και πληρώνονται από τον δικαιούχο εντός συγκεκριμένης περιόδου επιλεξιμότητας ^[2], ενώ στο Horizon η δαπάνη πρέπει να προκύπτει κατά τη διάρκεια της δράσης ^[4]. Στην πράξη, το σημείο που χρειάζεται προσοχή είναι αν μετράει η ημερομηνία του τιμολογίου, της παράδοσης ή της πληρωμής. Η πρόσκληση απαντά, και οι απαντήσεις δεν είναι ίδιες σε όλα τα προγράμματα.

Μια παραγγελία που γίνεται τις τελευταίες ημέρες του έργου προκαλεί δύο ερωτήματα: πότε παραδόθηκε το υλικό και αν πρόλαβε να χρησιμοποιηθεί. Αναλώσιμα που αγοράζονται για να καλύψουν ανάγκες μετά το τέλος του έργου, δηλαδή ως απόθεμα, κινδυνεύουν να θεωρηθούν δαπάνη που δεν αφορά την περίοδο. Αν η αγορά είναι δικαιολογημένη, κρατήστε γραπτή αιτιολόγηση και το πρόγραμμα εργασιών που δείχνει τη χρήση.

Αναλώσιμα έναντι εξοπλισμού

Η διάκριση δεν είναι τυπική, γιατί κάθε κατηγορία έχει δική της γραμμή προϋπολογισμού και, συχνά, δικό της όριο ή τρόπο αναγνώρισης. Εξοπλισμός είναι συνήθως το πάγιο, που διαρκεί και αποσβένεται· αναλώσιμο είναι ό,τι εξαντλείται ή φθείρεται με τη χρήση: ρύγχη πιπέτας, φίλτρα, φιαλίδια, αντιδραστήρια, στήλες μιας χρήσης. Τα όρια ανάμεσα στις δύο κατηγορίες ορίζονται από τον φορέα και την πρόσκληση, όχι από την εμπορική περιγραφή του προμηθευτή.

Αν ένα είδος βρίσκεται στο όριο, για παράδειγμα μια στήλη χρωματογραφίας με μακρά διάρκεια ζωής ή ένα μικρό όργανο χειρός, αποφασίστε την κατηγορία πριν την αγορά και καταγράψτε την. Η αλλαγή κατηγορίας στη φάση της επαλήθευσης συνεπάγεται συνήθως διόρθωση του προϋπολογισμού και καθυστέρηση στην πληρωμή.

Προμήθειες από το εξωτερικό και ΦΠΑ στο έργο

Όταν ο προμηθευτής βρίσκεται σε άλλο κράτος μέλος, το παραστατικό είναι συνήθως τιμολόγιο χωρίς ελληνικό ΦΠΑ και ο φορέας δηλώνει την ενδοκοινοτική απόκτηση. Το ΦΠΑ που προκύπτει στη δήλωση δεν είναι αυτόματα επιλέξιμο: το κανονικό καθεστώς είναι ότι ΦΠΑ που ανακτάται ή συμψηφίζεται από τον δικαιούχο δεν χρηματοδοτείται. Η πρόσκληση ορίζει αν και πότε το ΦΠΑ είναι επιλέξιμο ^[2][4].

Σε προμήθεια από τρίτη χώρα προστίθενται τελωνειακά έγγραφα, δασμοί και έξοδα εκτελωνισμού. Ο φάκελος πρέπει να περιλαμβάνει το τιμολόγιο του προμηθευτή, το τελωνειακό παραστατικό και τα τιμολόγια του μεταφορέα ή του εκτελωνιστή. Τα έξοδα μεταφοράς και εκτελωνισμού εντάσσονται σε κατηγορία δαπάνης που ορίζει η πρόσκληση· ελέγξτε αν επιτρέπονται ξεχωριστά ή ως μέρος της αξίας του υλικού.

Ο φάκελος δαπάνης που ζητά ο επαληθευτής

Ο φάκελος δαπάνης είναι η αλυσίδα εγγράφων από την ανάγκη έως την πληρωμή. Για να μπορεί να ελεγχθεί χρόνια μετά, πρέπει να τηρείται για το διάστημα που ορίζει ο χρηματοδότης: το ΕΣΠΑ έχει ρητές διατάξεις για τη διαθεσιμότητα των εγγράφων ^[2], και οι συμβάσεις Horizon προβλέπουν ελέγχους και μετά το τέλος της δράσης ^[4]. Η συγκεκριμένη διάρκεια φύλαξης γράφεται στη σύμβαση χρηματοδότησης και δεν πρέπει να εικάζεται.

1. Σημείωμα ανάγκης ή ανάθεσης, με σύνδεση στο πακέτο εργασίας ή στη δραστηριότητα.
2. Προσφορές ή σύγκριση τιμών, όπου την ορίζει ο κανονισμός προμηθειών του φορέα.
3. Παραγγελία ή σύμβαση προμήθειας.
4. Δελτίο παράδοσης ή αποστολής και πρωτόκολλο παραλαβής με ημερομηνία.
5. Τιμολόγιο.
6. Απόδειξη πληρωμής και πίνακας αντιστοίχισης με το τιμολόγιο.
7. Εγγραφή στα λογιστικά βιβλία ή στο αρχείο του έργου.
8. Για υλικά με παρτίδα: αρχείο που συνδέει την παρτίδα με τη χρήση στο έργο.

Τι ελέγχετε πριν από κάθε παραγγελία

Πριν υποβάλετε οποιαδήποτε παραγγελία σε χρηματοδοτούμενο έργο, διαβάστε την ισχύουσα πρόσκληση και απαντήστε σε τέσσερις ερωτήσεις: ποιος είναι ο λήπτης του τιμολογίου, ποια ημερομηνία μετράει, τι αναγράφεται υποχρεωτικά στο παραστατικό και σε ποια γραμμή προϋπολογισμού μπαίνει το είδος. Αν η πρόσκληση δεν απαντά, ρωτήστε γραπτώς τη μονάδα διαχείρισης του έργου και φυλάξτε την απάντηση στον φάκελο.